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官公庁への提出書類、組織表の正確性

Name: TOEIC600 Date: 2007/2/5(Mon) 22:42 CommentID: 14860
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秘書業務を含めた事務職です。なかでも、企業から官公庁へ申請書類を提出する仕事をサポートして約8年になります。後輩とお互いチェックし合う、つまり短時間で人を変え、確認することにより、正確かつ期限厳守の書類が仕上がる体制を構築しており、前の上司も了解済みでした。ところが最近、組織変更があり、新上司は、「氏名等が間違っていても、その案件が致命傷でなければ、構わないので、人を変えてチェックする必要はなく、一人で完成すればいい。」と言われました。私は、一人で書類を作成するより、二人でダブルチェックしながら、相乗効果を発揮することにより、結果をだしたいのですが、新上司の方針に気持ちを切り替えた方がいいと頭では思いつつ、気持ちの切り替えが下手です。また先述の組織変更時には、部長が新組織表の名前を数箇所間違ったまま、部員を集めて発表されていました。この時は、秘書として、発表の直前でいいので、そっとなおしてあげたかったのが本音です。部長一人で最初から最後まで仕上げたことを褒めたいのに、間違いをなおしてあげられなかったことのほうが気になって素直になれません。間違えられたご本人達は、あまり気持ちのよいものではないと思います。日常の社内連絡書類でしたら、変換ミス等も流しますが、官公庁への提出書類や組織表等は、重要書類の位置づけと認識していただけに、今回は、ちょっとひっかかっています。皆様からのご意見を頂戴できたら、参考にしたいと思っております。

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